Inköpspolicy

ALLMÄNT

All upphandling ska ske i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU) och annan berörd lagstiftning. Kommunen är en juridisk person, även om den består av flera verksamheter med eget resultatansvar, och ses som en upphandlande myndighet.

SYFTE

Upphandlings- och inköpsprocessen, med utgångspunkt i en hållbar utveckling, ska medverka till att minska kommunens kostnader och maximera verksamhetsnyttan.

OMFATTNING

Denna policy gäller för all anskaffning av varor, tjänster och entreprenader inom samtliga nämnder inom Sotenäs kommun.

ORGANISATION

Kommunstyrelsens roll

Kommunstyrelsen har det politiska ansvaret för kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet. Avser upphandlingen en vara/verksamhet som berörs av flera nämnder handläggs upphandlingen av kommunstyrelsen. Upphandlingen sker genom kommunens upphandlingsfunktion som utgörs av upphandlare vid kommunens ekonomiavdelning samt de nordbohuslänska kommunernas gemensamma upphandlingschef.

Upphandlingsfunktionens roll

Upphandlingsfunktionen är en samordnande funktion för kommunens upphandlingar och svarar för den interna och externa informationen angående LOU.

Upphandlingsfunktionen har ansvar för de upphandlingar som är av förvaltningsövergripande karaktär samt de upphandlingar som samordnas med andra myndigheter.

Upphandlingsfunktionen hjälper till med råd och stöd i upphandlingsärenden som handläggs av annan nämnd samt genomför elektronisk annonsering av kommunens alla upphandlingar enligt LOU och LUF (lagen om upphandling inom försörjningssektorerna).

Upphandlingsfunktionen ansvarar för att information om förvaltningsövergripande och samordnade upphandlingar går ut till berörda. Upphandlingsfunktionen ansvarar också för att uppföljning/vård/ bevakning sker av ingångna avtal på förvaltningsövergripande nivå samt att detta sker för samordnade avtal.

Upphandlingsfunktionen äger rätt att företräda kommunen vid upphandlingsärenden.

Nämndens roll

Varje nämnd har ansvar för sina inköp och upphandlingar av varor/tjänster som berör nämndens verksamhet.

Vid upphandling är det nämndens/förvaltningens uppgift att, utifrån aktuella normer, lagar och regler, utarbeta en kravspecifikation som är anpassad till det behov som efterfrågas.

Vid samordnade upphandlingar ska nämnden/förvaltningen bistå med information om behov och krav, enligt fastlagd tidplan, till upphandlingsfunktionen.

Var och en som för kommunens räkning verkställer en upphandling/inköp ansvarar för att upphandlingen sker i enlighet med LOU/LUF och kommunens policy för inköp och upp-handling-- samt anvisningar. Alla upphandlingar ska annonseras genom upphandlingsfunktionen. Annonseringen sker elektroniskt tillsammans med all dokumentation som berör upphandlingen.

GENOMFÖRANDE

Principer för offentlig upphandling

Alla som företräder kommunen i upphandlingssammanhang ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt.

Vid upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. Ömsesidigt erkännande betyder att varor som är godkända för försäljning i ett EU-land ska godkännas i alla andra medlemsländer. Proportionalitet innebär att man inte ska ställa större krav på varan eller tjänsten än vad verksamheten behöver.

Kommunen tecknar inte avtal med leverantör som bedriver sin verksamhet i strid med lag, avtal eller annat som är allmänt godtaget inom verksamhetsområdet.

Anvisningar för kommunens upphandling utarbetas och fastställs av kommunens ekonomichef i samråd med upphandlingsfunktionen.

Samordnad upphandling

Upphandlingsverksamheten inom kommunerna ska i möjligaste mån samordnas, dels i syfte att uppnå bästa möjliga affärsvillkor och totalekonomi dels för att minimera de administrativa kostnaderna för upphandlingsverksamheten. Samordning ska även ske med andra myndigheter och upphandlingsorganisa-tioner där så är lämpligt.

Beslut och avtalstecknande

Upprättad delegationsordning inom kommunen reglerar ansvarsfördelningen avseende beslut om anskaffning, beslut om att teckna avtal samt rätt att underteckna avtal. Vid samordnad upphandling skall varje kommun tillse att beslut kan fattas inom fastställd tidsram för upphandlingen.

Ramavtal

Ramavtal innebär att kommunen har träffat ett avtal med leverantören om successiva avrop/beställningar under avtalsperioden med reglerade priser, kommersiella villkor och kvalité. Ramavtal innebär att den som är inköpsberättigad (beställare) kan avropa/beställa sitt behov direkt hos leverantören.

Inköps- och avropsansvariga (beställare) är skyldiga att göra sig underrättade om vilka ramavtal som finns. Har ramavtal träffats skall dessa nyttjas.

Avtalstrohet

En förutsättning för att uppnå effekterna med upphandling är att kommunen använder de ramavtal som tecknats. Avtalstrohet skapar förutsättningar för att uppnå bra affärsmässiga villkor och innebär ett ökat intresse från företag att delta i kommunens upphandlingar. Det åvilar respektive förvaltningschef att tecknade avtal följs.

Hälso- och miljöhänsyn

Kommunerna ska verka för att upphandlingarna blir hälso- och miljöanpassade.
Miljökrav ska, där så är möjligt, ställas i samtliga upphandlingar.

Sociala och etiska krav

Sotenäs kommun har för avsikt att successivt öka kraven på sociala hänsyn/etiska krav i upphandling, när det är möjligt utifrån rådande marknadssituation. Inför all upphandling skall det göras en bedömning om det är möjligt att ställa sociala/etiska krav. Vid bedömningen skall vägas bland annat branschförhållanden, antalet möjliga leverantörer, kostnadskonsekvenser och att kraven inte försvårar samarbete med andra upphandlande myndigheter.

När sociala/etiska krav ställs i upphandling skall det ske på ett sådant sätt att gällande upphandlingslagstiftning följs. Detta betyder också att det måste ske en uppföljning/kontroll av att ställda krav efterlevs.

Direktupphandling

Vid direktupphandling gäller principerna för upphandling (ovan) och konkurrens skall alltid sökas. Det är i regel om avtal saknas som direktupphandling kan ske samt om värdet är lågt enligt LOU/LUF, vilket är under 15 % av tröskelvärdet vilket innebär att gränsen för direktupphandling är 287 000 kr för LOU och ca 577 000 kr för LUF. Värdet beräknas för respektive kommuns samlade inköp inom en tänkt avtalsperiod av respektive vara eller tjänst.

Bedömning till möjlig samordnad upphandling ska ske även vid direktupphandling.

Utförliga anvisningar och beloppsgränser för direktupphandling framgår av "Anvisningar för inköp och direktupphandling för Sotenäs kommun".

Skadestånd

Varje verksamhet ansvarar för de enskilda upphandlingarna som görs inom ramen för den egna verksamhetens behov. Skulle kommunen bli skadeståndsansvarig vid ett enskilt ärende skall verksamheten ansvara för den ekonomiska skadan. Skadeståndsansvaret för upphandlingar som gjorts för hela kommunens räkning vilar på den gemensamma förvaltningen.

Dokumentation

Alla upphandlingar och förnyade konkurrensutsättningar skall dokumenteras och diarieföras så att skälen för beslut är tydliga och enkla att återredovisa.

REVIDERING

Denna inköps- och upphandlingspolicy ska bli föremål för översyn en gång per år. Kommunstyrelsen ansvarar för att denna översyn sker och föreläggs kommunfullmäktige.

Senast uppdaterad:2011-06-10

Kontakta

Maria Andersson
Upphandlare
Telefon: 0523-66 45 77
Skicka e-post till »

Sotenäs kommun
Hallindenvägen 17, 456 80 Kungshamn | 0523-66 40 00 | info@sotenas.se | om webbplatsen